De verzender van mails krijgt niet alleen een vakantiemelding maar krijgt daarbij ook te horen dat zijn bericht automatisch is ‘gedeleted’ en dat de vermeende ontvanger er dus ook na de vakantie niet op zal reageren. Wel krijgt die verzender daarbij een mededeling wie eventueel als vervanger voor de vakantieganger kan optreden.
Daimler zegt dat het de optie aan zo’n 100.000 medewerkers heeft aangeboden. ‘’Onze werknemers moeten zich tijdens de vakantie kunnen ontspannen en geen emails hoeven te lezen of beantwoorden die met hun werk te maken hebben,” aldus bestuurslid Wilfried Porth die verantwoordelijk is voor personeelszaken. ‘’Met dit systeem komen ze na hun vakantie terug aan een leeg bureau en niet met een mailbox die volgepropt zit met allerlei berichten waar ze alsnog op moeten reageren. Wij denken dat dat een emotionele opluchting is.”
Vòòr, tijdens of na je vakantie : je krijgt ze toch wel en komt toch niet onder je (extra) werk uit dat we vroeger niet hadden
Goed initiatief en zeker haalbaar. Kwestie van organiseren en afspraken maken met collega’s.
Het klinkt natuurlijk aanlokkelijk: een heerlijk lege inbox na je vakantie. Medewerkers vrijwaren van stress is ook een nobel streven. Maar of het ongezien weggooien van alle e-mail een slim idee is? Ik denk het eerlijk gezegd niet, om diverse redenen.
De allerbelangrijkste is dat het grootste deel van je werk – of je het wilt of niet – voortkomt uit e-mail. Uit onderzoek blijkt dat zakelijke mail ook de komende jaren nog zal toenemen in aantal. Klanten en collega’s stellen vragen, en willen graag antwoord. Vervolgens gooi je al die vragen gewoon weg. Klinkt als “ik ben vakantie aan het vieren, dus stuur je bericht maar lekker opnieuw als ik terug ben. Of liever nog helemaal niet”. Zullen we ook meteen (om in auto termen te blijven) de snelwegen afsluiten als er weer eens teveel files zijn?
Nee, beter is het om te leren gaan met de informatie die toch wel op je afkomt. Minder mail ofwel “grip op je inbox” is prima te bereiken:
1. kies voor elke situatie het juiste communicatie middel (telefoon, Skype, vergadering, bila ofwel 1-op-1, Yammer of ander online platform). Heel kort door de bocht is e-mail is vooral geschikt voor korte vragen aan 1 persoon. Projectteams kunnen veel baat hebben bij een online platform.
2. pas de 10 tips voor minder mail toe (voor de liefhebber hier http://arjanzuidhof.nl/wp/5-manieren-om-geheid-minder-e-mail-te-krijgen/)
3. werk vanuit het principe Inbox Zero: iedere dag je inbox – dus de nieuwe berichten – verwerken.
De meeste kantoorwerkers hebben echt geleerd goed om te gaan met e-mail en andere informatie. En dat is jammer, want er zijn goede strategieën waarmee je dat best voor elkaar kunt krijgen. Dat pad volgen is volgens mij een slimmere strategie dan je kop in het zand steken en e-mail ongelezen weggooien.