In januari van dit jaar werden de exportprocedures gewijzigd, in verband met de introductie van de kentekencard. Dit heeft de nodige gevolgen voor autobedrijven die auto’s in het buitenland wegzetten. Zo moet de card ‘ontwaard’ worden. Of er moet een kentekencard op de bedrijfsnaam worden aangevraagd, als bekend is dat het voertuig geëxporteerd zal worden. Daarna wordt een Kentekenbewijs Deel II geprint op waardepapier. In combinatie met de ontwaarde card vormt dit het exportkenteken. Daarnaast print de garagist voor zijn eigen administratie een vrijwaring, als bewijs dat het voertuig uitgevoerd is.

Het kentekenbewijs deel II op waardepapier vervangt de uitvoerverklaring en de exportstempel. Om een Duits kenteken (KFZ Brief) te kunnen aanvragen, is er net als altijd een Nederlands kenteken nodig. In de nieuwe situatie is dit dus de ontwaarde kentekencard, die hiermee cruciaal is in het exportproces.

Complex

De procedure omtrent de kentekencard is slechts een voorbeeld van hoe complex het exportproces is geworden. Er moet ook rekening worden gehouden met overige exportdocumentatie, typegoedkeuringen, douanedocumenten, tijdelijke kentekens, BPM teruggaven, enzovoort. Als specialist in import en export van voertuigen zag VDS in dat het allemaal makkelijker kan. Het bedrijf riep de hulp in van RDC inMotiv als business partner, om bij te dragen aan een online tool die alle administratieve processen verregaand zou automatiseren.

Na een periode van ontwikkelen en een uitgebreid pilotproject bij enkele key accounts is VDS er nu klaar voor om de nieuwe tool in de markt te zetten. Een innovatief product in Nederland, claimt Business Development Manager Fred Hoogewoning. "Via het kenteken en de kentekencardreader kan men direct online een foutloos elektronisch voertuigdossier aanmaken. Alle voertuiggegevens verschijnen automatisch in de portal, waarna je met de transactie kan beginnen. Doordat de hosting in de cloud plaatsvindt, zijn alle dossiers 24 uur per dag inzichtelijk, evenals de facturen. Het inscannen en opsturen van documenten alsmede allerlei andere handmatige handelingen is er niet meer bij. Dit portal is dan ook in samenspraak met onze afnemers ontworpen, om hen zo veel mogelijk werk uit handen te nemen."

Arbeidsintensiever

Opvallend is dat VDS ervoor heeft gekozen om zich eerst op de export te richten, terwijl juist de import van gebruikte auto’s een groeimarkt is. "Het klopt dat de exportmarkt krimpt, maar bij VDS als bedrijf zien we juist een toename in het aantal aanvragen, doordat we dagelijks nieuwe klanten mogen verwelkomen. Onze BPM-overnameservice – waarbij we al het risico overnemen en direct de rest-BPM overmaken aan de klant – doet het bijvoorbeeld erg goed bij verkopers van luxe voertuigen met relatief veel BPM. Mede door deze ontwikkeling, en door het feit dat exportprocedures arbeidsintensiever zijn, zijn we aan de exportkant begonnen." Voor de nabije toekomst verwacht Hoogewoning dan ook dat ook het importtraject verder geautomatiseerd zal worden.

Ook als groothandel

VDS Automotive Group staat bekend als leverancier van import- en exportdiensten. Wellicht minder bekend is dat het bedrijf ook fungeert als groothandel, met als doel de markt voor gebruikte auto’s in Nederland meer in evenwicht te brengen. "We kopen Europa-breed partijen op van modellen die hier populair zijn, waarna een dealer, handelaar of universeel bij ons kan inkopen. Op die manier hoef je zelf niet meer op zoek naar buitenlandse wagens en kan je je als autobedrijf concentreren op je kernactiviteiten. Import, maar ook export is tijdrovend en soms lastig en kan je beter overlaten aan de expert."