Onder druk van de economische omstandigheden en verschillende leden van Autovak heeft organisator AmsterdamRAI alle standhouders aangeboden zonder kosten 25 procent van de geplande standruimte te annuleren. Wie alsnog een grotere oppervlakte wil, kan gratis 25 procent meer standmeters bijboeken. Momenteel staat het aantal deelnemers aan de beurs op 119.

Voor de zeven equipmentleveanciers Explora, Hamer Installatietechniek, Lebon & Gimbrair, Maha, Mubrau, Saarloos en Stokvis Equipment die zich afgelopen week tot verrassing van de Rai plots terugtrokken, staat eveneens de mogelijkheid om onder bovenstaande condities  toch nog aan de beurs deel te nemen. RAI-woordvoerder Harold Bresser hoopt de afzeggers hiermee over de streep te trekken. "Zij hebben een week om hier over te beslissen."

De vergadering, die werd voorgezeten door Autovak-secretaris Eric Rommerts, kreeg van beursmanager Fernand Molenschot het advies om nog eens goed naar de drie standbouwconcepten te kijken die de organisatie heeft aangeboden. Bresser: "We hebben de indruk dat niet iedereen deze mogelijkheden volledig heeft bekeken." Ook het full service catering concept is aangescherpt. Zo hoeven de deelnemers nu niet zelf de drankjes te halen, maar serveert de RAI deze op de stands uit.

RAI en Autovak rekenen op 25 duizend bezoekers. Dat staat gelijk aan de afgelopen beurs in 2007. Bresser geeft aan dat tijdens de lange vergadering, waar ongeveer veertig bedrijven waren vertegenwoordigd, over en weer enkele onaardige woorden zijn gevallen. "Maar na bijna zes uur vergaderen is de beslissing definitief. Hij gaat door."