In grote lijnen is een DMS voor een dealer- of universeel bedrijf hetzelfde. Hoe zit dat? Paul Koster, Manager Sales Benelux van Reynolds & Reynolds, maker van WinCar: “Het grootste verschil tussen dealer en universeel bedrijf zijn de koppelingen met de fabrikanten voor garantie, het bestellen van onderdelen, het ontvangen van pakbonnen, facturen, leads, enzovoorts. De basis is het maken van een afspraak en een werkorder, waar onderdelen en tijd op worden geboekt. CRM, magazijnbeheer, werkplaatsmanagement, verkoopproces, financieel pakket en diverse koppelingen met internet zijn standaard. WinCar werkt met één database, waardoor de gegevens vanuit alle modules toegankelijk zijn.”
Importeur blij
WinCar maakt grote stappen met de digitalisering. Paul Koster: “We hebben zojuist de certificering van Ford binnen voor het gebruik van de Digitale Werkorder in combinatie met de garantieprocedure. Van Fiat en Mitsubishi hebben we al goedkeuring en we zijn in een vergevorderd stadium met Kia. Dat heeft onvoorziene consequenties, want in de voorwaarden staat nu nog dat de klant een handtekening moet zetten. Die voorwaarden moeten aangepast worden, want die handtekening zet de klant nu op een signpad.”
Transparantie en besparing
De Digitale Werkorder zorgt voor de transparantie die klanten willen. Ze worden niet meer aan de balie verrast met een hoge factuur, want ze hebben de foto’s en filmpjes gezien, die de monteur met zijn tablet maakte van het niet voorziene werk. Dat geeft vertrouwen. Paul Koster: “We zien bovendien dat de monteurs niet alleen heel graag met tablets werken, maar eindelijk is er een automatiseringsproces waar de monteurs bij betrokken zijn.” Met de digitalisering zijn ook besparingen te halen. De facturen gaan straks als pdf-jes naar de klanten, die met betaallinkjes direct kunnen betalen. Dat vergemakkelijkt de administratie en scheelt papier, want het hele dossier is digitaal.
WinCar NEO
Als onderdeel van Reynolds & Reynolds gaat WinCar naar één Europese organisatiestructuur, maar dat wil niet zeggen dat WinCar afstapt van het lokaal ontwikkelen. Paul Koster: “Wij geloven dat je lokaal veel beter kunt inspelen op de verschillen, zoals taal, regels, voorschriften, belastingen en gebruiken. De effectiviteit die iedereen denkt te zien in één Europees systeem is door al die verschillen helemaal niet zo groot. Autofabrikanten en importeurs kunnen Europees met elkaar afspreken over wat ze in een DMS willen; wij regelen de interfaces wel. We noemen dat WinCar NEO. Met onze zusterorganisaties in Europa trekken wij dus samen op om het maximale uit nieuwe technologie te halen, maar we zullen altijd lokaal blijven ontwikkelen.”
