“Het is misschien niet het meest sexy product, maar het levert enorm veel efficiency en overzichtelijkheid op,” aldus Leon Wonnink, salesmanager van Plan-IT. “We zijn er erg goed in om de juiste bezetting weer te geven. Als iemand bijvoorbeeld een afspraak wil maken voor een APK, dan gaat ons systeem kijken wat de beschikbaarheid is van de monteur die daarin is gespecialiseerd.” Een ander voordeel is dat er wordt gekeken naar de werkelijke beschikbaarheid. “Sommige autobedrijven werken met een online agenda die je kunt zien als een bak met uren. Stel dat 4 monteurs op een dag nog een half uurtje over hebben, dan meldt een capaciteitsplanner dat er nog 2 uur beschikbaar is. Maar dat klopt natuurlijk niet, want er gaan geen 4 monteurs aan een klus werken.” En dat kan voor irritatie zorgen bij de klant, want die maakt dan een afspraak die helemaal niet mogelijk is. “En dan moet je als autobedrijf gaan terugbellen, dat wil je niet. Wij kijken naar de specifieke beschikbaarheid, wat de klanttevredenheid ten goede komt.”

Nauw klantcontact

Dat Plan-IT aanslaat, blijkt uit het feit dat het internationaal de vleugels uitslaat en dat er per jaar inmiddels al ruim 1 miljoen online afspraken worden gegenereerd. Wonnink: “We beschikken niet alleen over ervaren ontwikkelaars, maar ook over klantenservice-medewerkers die veel ervaring in de automotive hebben. Ik krijg vaak van klanten terug dat men bijzonder snel en goed wordt geholpen.” Dat klantcontact is een belangrijk deel van het succes van Plan-IT. “Je moet goed luisteren naar wat klanten willen. We horen tegen welke problemen onze klanten aanlopen en gaan daar vervolgens een oplossing voor bedenken.” Daarbij trekt het bedrijf ook steeds vaker op met andere specialisten. “We zijn inmiddels 25 jaar actief met werk-plaatsplanning en steeds meer bedrijven weten ons te vinden. Een voorbeeld daarvan is Mivar Group. Zij wilden de nieuwe variant van ons product opnemen in hun garagemanagementsysteem. Daarmee zijn inmiddels de eerste tests succesvol uitgevoerd.”

WhatsApp-chatbot

Ook werkt het bedrijf met partners op online-gebied. “Zo kunnen we de beschikbaarheid van de werkplaats online presenteren op de website van een autobedrijf, waarbij een ander bedrijf voor de juiste look and feel zorgt. De laatste tijd zijn er ook leveranciers die een WhatsApp-chatbot aanbieden. Via die robot wordt dan in ons systeem gekeken wat de werkelijke beschikbaarheid is en die robot maakt dan uiteindelijk de afspraak bij het autobedrijf.” Met dat soort samenwerkingsverbanden rolt Plan-IT de dienstverlening steeds verder uit.